今回はプロジェクトマネージャについてお伝えしようかと思います。
業務の進め方については一般的すぎるので、
プロジェクトのキックオフではどんなことをすれば円滑に進めることができるのか
にフォーカスしてみたいと思います。
このページでわかること
今回の記事を読むと以下のことがわかります。
- プロジェクトの最初に何をしたら良いかがわかる。
- チームメンバーとの円滑なコミュニケーションを構築できる。
ではいってみましょう！
キックオフ資料を準備しよう
アジェンダ
大体一般的にはこんなかんじでしょうか。
- 背景
- 目的
- プロジェクト体制
- 役割分担
- スケジュール
- コミュニケーションルール
だいたい１ページ１分程度でまとめましょう。
上記のリストあたりは事前に確定させたいところですが、
キックオフ段階では詳細が決まっていないことも多いため、
未確定や検討中の状況があればその旨をワッペンで貼っておくと良いでしょう。
背景
なぜこのプロジェクトが発足したのか、会社として何を期待されている、危惧しての組成なのかを
わかりやすくまとめます。
目的
背景を踏まえて、どういった目標を達成するのかを記載します。
役割分担
各チームの業務分担やその範囲についてまとめます。
リスト化するのもよいでしょう。
プロジェクト体制
体制図を記載します。
- ステアリングコミッティ
- プロジェクトマネージャ（およびプロジェクトリーダ）
- チームリーダー
- チームメンバー
- 外部パートナー
- （顧客プロジェクトであれば）顧客側参加者を上記の対に記載
など
スケジュール
サマリ（要約）版スケジュールを記載します。
キックオフ参加者との認識合わせを行うのが目的となりますので、
重要なのはディテール（詳細）ではなくて、ステコミや顧客への報告ポイントや
要件定義、設計、構築、テスト、切り替えなど大項目レベルで
マイルストーンを置いていきましょう。
コミュニケーションルール
これが結構重要なのですが、
プロジェクトの参加者が多いと、
要件を伝えるのはメールで良いのか、
ファイルは添付して良いのか、
メーリングリストは作るのか、
共用の作業環境は用意するのか、
会議体の間隔は、主催者はどうするのか、
などなど
どうコミュニケーションを取ったら良いか迷いがちです
そうならないようにあらかじめルールを取り決めておくのです。
プロジェクト環境の整備がうまくできるかどうかでその後の作業効率が変わりますので、
しっかり建て付ける必要があります。
アイスブレイクネタ
例えば、ワーキンググループやチーム、少人数のキックオフであれば、
コミュニケーションを円滑するために会議の最初にアイスブレイクを入れることがあります。
よくやるものを以下に挙げます。
- 自己紹介
- 直近あったGoog News
- 性格診断
自己紹介
自己紹介は鉄板ですよね！
2〜3分くらいで
経験や現在の部署、得意なこと、好きなこと、趣味など
を参加者で共有しましょう。
直近あったGoog News
これもわかりやすいですよね。
ポジティングな会話をすることで緊張が解けて、場が和みます。
性格診断
割とこれもよくやりますね。
いろいろなサイトがありますが、１６のタイプの分類してくれるサイトを紹介します。
まとめ
キックオフをどうまとめるかでプロジェクトマネージャとして、
メンバに認められるか否かが決まると言っても過言ではありません。
空回りはよくありませんが、しっかり準備して臨みましょう。
今後キックオフ当日の話やその後進め方もまとめたいと思います。
では今回のまとめです。
プロジェクトの最初の一歩【キックオフ準備】で重要なのは3点です。
- 必要な情報をわかりやすくまとめる。
- コミュニケーションルールなどできるところは事前に建て付けておく。
- 可能ならアイスブレイクネタを盛り込む
ということで、今回はこのへんで♪
明日も素晴らしい1日となりますように。
あやがたでした。bye
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